Ausfall der Betreuungskraft: Wie Vermittlungsagenturen Ersatz und Übergang regeln

Dieser Text richtet sich an Inhaber und Disposition von Vermittlungsagenturen. Er fasst zusammen, was die verlinkten Stellen zum Ausfall einer Betreuungskraft, zum Ersatz und zum Übergang schreiben. Wo wir selbst etwas empfehlen, steht das ausdrücklich dabei.

Welche Rolle die Vermittlungsagentur beim Ausfall hat

Beim Entsendemodell schließt der Haushalt zwei Verträge. Einen mit der deutschen Vermittlungsagentur und einen mit dem ausländischen Entsendeunternehmen. Das schreibt die Broschüre der Verbraucherzentrale NRW zu ausländischen Haushalts- und Betreuungskräften.

Dieselbe Broschüre beschreibt die deutsche Vermittlungsagentur als Ansprechpartner vor Ort, wenn im laufenden Vertrag Probleme zu lösen sind, zum Beispiel wenn die Betreuungskraft erkrankt. Sie schreibt außerdem, dass Vermittlungsagenturen oftmals die Personalwechsel organisieren.

Die Verbraucherzentrale zur seriösen Vermittlungsagentur schreibt, dass ein guter Vermittler auch während der Betreuung Ansprechpartner bleibt, etwa wenn die Betreuungskraft ausfällt. Er koordiniert die Anreisen und Abreisen der Betreuungskräfte und organisiert im Bedarfsfall Ersatz. Die Agentur sollte dafür erreichbar bleiben.

Was im Vertrag vorab klar geregelt sein sollte

Die Checkliste 24-Stunden-Betreuung der Verbraucherzentrale rät, vorab zu klären, welche Leistungen die Vermittlungsagentur erbringt und welche der Betreuungsanbieter. Sie fragt, wie schnell eine Ersatzkraft vor Ort ist, wenn die Betreuungskraft ausfällt. Eine Frist nennt die Checkliste nicht. Sie fragt auch, ob der Betreuungsvertrag eine Unterbrechung vorsieht, zum Beispiel für einen Krankenhausaufenthalt.

Die Broschüre der Verbraucherzentrale NRW rät, vertraglich festzuhalten, welche Dienstleistungen die Vermittlungsagentur übernimmt. Davon unabhängig ist der Dienstvertrag mit dem ausländischen Unternehmen, das die Betreuungskraft entsendet.

Diese Beschreibung ist keine Rechtsberatung.

Übergang im Haushalt absichern

Die Betreuung einer alleine lebenden Person über 24 Stunden durch eine einzige Person ist in einem Arbeitsverhältnis in der Regel unzulässig, noch dazu an aufeinanderfolgenden Tagen. Dem steht in erster Linie das Arbeitszeitrecht entgegen. Bei umfangreichem Betreuungsbedarf ist eine ergänzende Versorgung zu organisieren, zum Beispiel durch Pflege- oder Betreuungsdienste, Tagespflege beziehungsweise Angehörige. Das schreibt das Bayerische Staatsministerium für Gesundheit, Pflege und Prävention zur 24-Stunden-Betreuung.

Die Checkliste in der Broschüre der Verbraucherzentrale NRW fragt, wie der Haushalt Zeiten bei Personalwechsel, Krankheit und Urlaub abdeckt. Der Ratgeber der Verbraucherzentrale schreibt, dass eine Betreuungskraft plötzlich erkranken kann.

Was für die Ersatzkraft vor der Anreise gelten muss

Auch für die Ersatzkraft gelten die Punkte der Checkliste 24-Stunden-Betreuung. Die Checkliste fragt, ob die versprochenen Sprachkenntnisse im Vertrag stehen. Sie rät, sich das A1-Formular im Original zeigen zu lassen und eine Kopie abzuheften. Die Betreuungskräfte müssen den Nachweis über ihre Sozialversicherung im Heimatland mitbringen. Die Checkliste nennt für eine Ersatzkraft keine anderen Punkte.

Bevor die Ersatzkraft anreist, prüfen Sie das Profil so, wie es der Beitrag Betreuungskraft vor dem Einsatz prüfen beschreibt. Den Abgleich dokumentierter Vorfälle machen Sie beim Pflege-Register.

Frühe Rückmeldung am Anreisetag spart Zeit für Ersatz

Unsere Empfehlung aus der Praxis: Bestätigt die geplante Betreuungskraft am Anreisetag die Abfahrt oder den Einstieg nicht, erfährt die Disposition das Stunden früher als an der Haustür. Dann bleibt Zeit, die Familie zu informieren und den Ersatz mit dem Entsendeunternehmen abzustimmen. Wie der Wechseltag abläuft, steht im Beitrag Anreise der Betreuungskraft am Wechseltag.

Dieser Text ist ein kurzer Überblick nach den verlinkten Stellen. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Kurz zum Anreise-Tracker und Pflege-Register

Beim Anreise-Tracker bestätigt die Betreuungskraft per Link. Die Stationen stehen auf einem Board. 6 Wochen kostenlos testen. Danach 179 € pro Monat mit 30 Anreisen inklusive. Jede weitere Anreise im selben Monat kostet 4,95 €. Beim Pflege-Register senden Sie das PDF-Profil der Betreuungskraft per E-Mail und erhalten eine strukturierte Antwort per E-Mail. Für Angehörige ist der Check kostenlos, für Agenturen kostet er 25 € pro Check.

Quellen

• Wie finde ich eine seriöse Vermittlungsagentur für häusliche Betreuung?, Verbraucherzentrale (Stand 18. Juli 2025)
• Ausländische Haushalts- und Betreuungskräfte in Privathaushalten, Verbraucherzentrale NRW (Stand Februar 2024)
• Checkliste 24-Stunden-Betreuung, Verbraucherzentrale (Stand Juni 2017)
• 24-Stunden-Betreuung (Live-In-Pflege), Bayerisches Staatsministerium für Gesundheit, Pflege und Prävention