Fragen vor dem Vertrag: Wie Vermittlungsagenturen Kosten, Vertretung und Kündigung offen erklären

Dieser Text richtet sich an Inhaber, Vertrieb und Disposition von Vermittlungsagenturen. Viele Familien prüfen vor der Unterschrift dieselben Punkte, oft mit einer Checkliste der Verbraucherzentrale. Der Text fasst zusammen, was die verlinkten Stellen dazu schreiben. Wo wir selbst etwas empfehlen, steht das ausdrücklich dabei.

Welche Fragen Familien vor der Unterschrift stellen

Die Checkliste 24-Stunden-Betreuung der Verbraucherzentrale rät Familien, mehrere Vermittlungsagenturen anzufragen, sich die Vertragsunterlagen zuschicken zu lassen und Angebote und Verträge zu vergleichen. Beim Prüfen der Verträge fragt sie unter anderem:

• Welche Leistungen erbringt die Vermittlungsagentur und welche der Betreuungsanbieter?
• Welche Kosten kommen insgesamt auf die Familie zu?
• Was passiert, wenn der Betreuungsbedarf sich erhöht?
• Finden sich die versprochenen Sprachkenntnisse im Vertrag wieder?
• Ist im Vermittlungsvertrag eine Telefonnummer für Beschwerden angegeben?
• Wie schnell ist eine Ersatzkraft da, wenn die Betreuungskraft ausfällt?
• Wie schnell kann die Familie kündigen, und mit welcher Frist kann der Unternehmer kündigen?
• Wird eine Vertragsstrafe vereinbart, und wenn ja, für welchen Fall?

Der Ratgeber der Verbraucherzentrale zur seriösen Vermittlungsagentur fragt außerdem, ob ein Ansprechpartner genannt wird und ob das mündlich Versprochene in den Vertragstext aufgenommen wurde. Er fragt auch, ob die Agentur Vertragsmuster zusendet, ohne dass die Familie sie gleich unterschreiben muss.

Unsere Empfehlung aus der Praxis: Beantworten Sie diese Fragen im Erstgespräch, bevor die Familie sie stellt.

Kosten vollständig aufschlüsseln: Betreuung, Vermittlung, Reisekosten, Nebenkosten

Leistungsumfang und Kosten müssen klar definiert und leicht verständlich sein. Dazu gehören nach dem Ratgeber der Verbraucherzentrale auch die Kosten und deren Zusammensetzung. Die Checkliste rät Familien, auch die nicht schriftlich ausgewiesenen Kosten für ihre Unterlagen festzuhalten.

Die Broschüre der Verbraucherzentrale zu ausländischen Haushalts- und Betreuungskräften beschreibt, dass die Preise der Vermittlungsagenturen sehr unterschiedlich sind. Mal wird eine monatliche Betreuungsgebühr vereinbart, mal eine anfängliche Vermittlungsgebühr oder eine jährliche Betreuungsgebühr. Für die Arbeit der Agentur zwischen Haushalt und ausländischem Unternehmen fallen nach der Broschüre zusätzliche Entgelte oder Provisionen an, die häufig in einem gesonderten Vertrag vereinbart werden. Die Checkliste der Broschüre fragt, wie transparent Provisionszahlungen dargestellt werden.

Unsere Empfehlung: Zeigen Sie alle Kosten auf einem Blatt. Dazu gehören der Betrag für die Betreuung, Ihre Vermittlungs- oder Betreuungsgebühr, die Reisekosten der Betreuungskraft und die Nebenkosten im Haushalt. Schreiben Sie bei jedem Posten dazu, wer ihn in Rechnung stellt.

Zwei Verträge, zwei Rollen: Vermittlungsagentur und Entsendeunternehmen erklären

Als Haushalt schließt die Familie zwei Verträge. Einen mit der Vermittlungsagentur und einen mit dem Entsendeunternehmen. Das schreibt die Broschüre der Verbraucherzentrale. Arbeitgeber der Betreuungskraft ist beim Entsendemodell nach der Broschüre nicht der Haushalt, sondern das ausländische Entsendeunternehmen. Im Dienstvertrag zwischen dem deutschen Auftraggeber und dem ausländischen Unternehmen werden alle Vereinbarungen zur Tätigkeit getroffen.

Die Broschüre rät Familien, vertraglich festzuhalten, welche Dienstleistungen die Vermittlungsagentur übernimmt und welche Kosten dafür in Rechnung gestellt werden. Davon unabhängig ist der Dienstvertrag mit dem ausländischen Unternehmen. Die Vermittlungsagenturen übernehmen nach der Broschüre oftmals den Schriftverkehr, nehmen Beschwerden entgegen und organisieren die Personalwechsel.

Unsere Empfehlung: Erklären Sie im Erstgespräch in zwei Sätzen, was Ihre Agentur macht und was das Entsendeunternehmen macht. Dann weiß die Familie, an wen sie sich mit welcher Frage wendet.

Vertretung und Ersatzkraft: was Sie zusagen können und was nicht

Die Checkliste der Verbraucherzentrale fragt, wie schnell eine Ersatzkraft da ist, wenn die Betreuungskraft selbst ausfällt. Eine Frist nennt sie nicht. Der Ratgeber der Verbraucherzentrale beschreibt einen guten Vermittler als Ansprechpartner, wenn die Betreuungskraft ausfällt, und als jemanden, der im Bedarfsfall schnell Ersatz organisiert.

Unsere Empfehlung: Sagen Sie nur zu, was Sie mit dem Entsendeunternehmen abgestimmt haben, und schreiben Sie es in den Vertrag. Der Ratgeber fragt ausdrücklich, ob das mündlich Versprochene im Vertragstext steht. Wie Sie einen Ausfall im laufenden Einsatz regeln, steht im Beitrag Ausfall der Betreuungskraft.

Am Wechseltag hilft es, wenn Sie den Stand der Anreise kennen. Beim Anreise-Tracker bestätigt die Betreuungskraft per Link, den sie per WhatsApp bekommt, und Sie sehen den Status jederzeit im Dashboard. 6 Wochen kostenlos testen. Danach 179 € pro Monat mit 30 Anreisen inklusive.

Kündigung, Unterbrechung bei Krankenhaus, Vertragsende: verständlich statt kleingedruckt

Die Checkliste der Verbraucherzentrale fragt, wie schnell die Familie den Vertrag kündigen kann. Sie rät Familien, auf eine möglichst kurze Frist zu achten, und nennt als Beispiel eine Woche. Die Frist, mit der der Unternehmer kündigen kann, sollte nach der Checkliste möglichst lang sein. Sie fragt außerdem, ob der Betreuungsvertrag eine Unterbrechung vorsieht, zum Beispiel wenn die betreute Person ins Krankenhaus muss, und wie schnell der Vertrag nach dem Tod endet.

Die Broschüre der Verbraucherzentrale rät Familien, darauf zu achten, dass die Verträge der beiden Vertragspartner aufeinander abgestimmt sind, zum Beispiel bei den Kündigungsfristen. Achten Sie auf das Kleingedruckte, schreibt der Ratgeber der Verbraucherzentrale.

Unsere Empfehlung: Gehen Sie Kündigung, Unterbrechung und Vertragsende im Erstgespräch Punkt für Punkt durch, für beide Verträge. Zu Widerrufsrecht und Haftung hat die Checkliste eigene Abschnitte, und sie fragt nach einer Vertragsstrafe. Lassen Sie Ihre Verträge dazu im Zweifel juristisch prüfen. Diese Beschreibung ist keine Rechtsberatung.

A1-Bescheinigung und Profil der Betreuungskraft vorab zeigen

Mit der A1-Bescheinigung wird nachgewiesen, dass die Betreuungskraft in ihrem Heimatland sozialversichert ist. Das schreibt die Broschüre der Verbraucherzentrale. Sie rät Familien, immer auf die Vorlage der A1-Bescheinigung zu bestehen, sich eine Kopie aushändigen zu lassen und sich nicht ausschließlich auf die Zusicherung der Agentur zu verlassen. Die Checkliste rät, sich das A1-Formular im Original zeigen zu lassen und eine Kopie abzuheften.

Der Ratgeber der Verbraucherzentrale nennt es ein mögliches Warnzeichen, wenn die Agentur die A1-Bescheinigung nicht vorlegen möchte, zum Beispiel aus Datenschutzgründen. Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass die Betreuungskraft in ihrem Heimatland nicht sozialversichert ist. Derselbe Ratgeber fragt nach aussagekräftigen Profilen oder Qualifikationsbeschreibungen, zum Beispiel zu Sprachkenntnissen.

Unsere Empfehlung: Kündigen Sie im Erstgespräch an, wann die Familie die A1-Bescheinigung und das Profil der Betreuungskraft sieht. Wie Sie ein Profil vor dem Einsatz prüfen, steht im Beitrag Betreuungskraft vor dem Einsatz prüfen. Beim Pflege-Register senden Sie das PDF-Profil der Betreuungskraft per E-Mail und erhalten eine strukturierte Antwort per E-Mail. Für Agenturen kostet der Check 25 € pro Check.

Checkliste für Ihr nächstes Erstgespräch

Unsere Empfehlung als Checkliste:

• Alle Kosten auf einem Blatt, mit dem Posten und wer ihn in Rechnung stellt.
• Die zwei Verträge und wer wofür zuständig ist.
• Was bei einem höheren Betreuungsbedarf passiert.
• Was Sie bei Ausfall und Vertretung zusagen, schriftlich im Vertrag.
• Kündigungsfristen beider Seiten, Unterbrechung bei Krankenhaus und Vertragsende, für beide Verträge.
• Wann die Familie die A1-Bescheinigung und das Profil der Betreuungskraft sieht.
• Ein fester Ansprechpartner mit Telefonnummer für Fragen und Beschwerden.
• Vertragsmuster vorab, ohne dass die Familie gleich unterschreiben muss.

Dieser Text ist ein kurzer Überblick nach den verlinkten Stellen. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen

• Checkliste 24-Stunden-Betreuung, Verbraucherzentrale (Stand Juni 2017)
• Wie finde ich eine seriöse Vermittlungsagentur für häusliche Betreuung?, Verbraucherzentrale (Stand 18. Juli 2025)
• Ausländische Haushalts- und Betreuungskräfte in Privathaushalten, Verbraucherzentrale (Stand Oktober 2022)